Proje hesabını tutan muhasebe birimi tarafından her proje için banka nezdinde özel hesap açtırılır. Henüz desteklenmesi kesin olmayan projelere ilişkin olarak, hibeyi sağlayan kuruluş tarafından banka hesap numarasının bildirilmesi istenildiği takdirde muhasebe birimince hibe sağlanmadan önce de banka nezdinde özel hesap açtırılabilir. Projeye yönelik her türlü harcama, proje yürütücüsünün vereceği talimat üzerine proje özel hesaplarını tutan muhasebe birimi tarafından proje kapsamında açılan banka hesabından yapılır.

Proje yürütücüsü, harcamaların proje şartları ve amaçlarına uygun, etkin ve verimli olarak kullanılmasından, kamu idaresine ve kaynağı sağlayan kuruluşa hesabını vermekten, proje kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmamasından doğacak her türlü zararın tazmininden sorumludur.

Avrupa birliği ve uluslararası kuruluşların kaynaklarından kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan hibe tutarlarının harcanması ve muhasebeleştirilmesine ilişkin yönetmelik ve Avrupa birliği ve uluslararası kuruluşlarca desteklenen projelerde uygulanacak harcama usullerine tabidir.

150.000 € kadar olan alımlar proje yürütücüsünün yetki ve sorumluluğunda olup, önceden belirleyeceği usul ve ilkelere göre gerçekleştirilir. Bu tutarı aşan alımlar için ise 01.12.2003 tarih ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirtilen esaslar uygulanır.

Proje kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları, proje sözleşmesinde yer alan belirlemeler ve varsa proje sürecini gösteren program kuralları çerçevesinde yapılır. Bu harcamalar konusunda sözleşmede bir belirleme olmaması halinde 150.000€ kadar olan alımlar proje yürütücüsünün yetki sorumluluğunda ve önceden belirleyeceği usul ve ilkelere göre gerçekleştirilir. Bu tutarı aşan alımlar için ise 01.12.2003 tarih ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirtilen esaslar uygulanır. Bilgi için BAP Koordinatörlüğü ile iletişime geçiniz.

Proje süresi ile sınırlı olmak kaydıyla, proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde SGK'lı çalıştırılacak kişilere sözleşmeye göre ödenecek ücretler sebebiyle genel hükümler doğrultusunda; giriş ve ayrılış işlemleri personel işlemlerinden sorumlu birim tarafından yapılarak sigorta primi, işsizlik sigortası prim hissesi ve vergiler muhasebe birimince ödeme yapıldıktan sonra kanuni süresi içinde ilgili sigorta müdürlüğüne ve vergi dairesine beyan edilerek yatırılır.

AB ve uluslararası projeler kapsamında bursiyer olarak görevlendirilen kişilerin, ilk başvuru aşamasında aşağıdaki belgelerle birlikte AB ve Uluslararası Projeler Birimine başvurması gerekmektedir:

• AB Proje Bursiyer Bilgi Formu
• Müstehaklık belgesi
• T.C. Kimlik Fotokopisi veya Çalışma İzni-E-Muafiyet Belgesi
• Güncel öğrenci belgesi

Sunulan belgelerin uygunluğu ve eksiksizliği AB ve Uluslararası Projeler Birimi tarafından kontrol edilir. Kontrolün tamamlanmasının ardından bursiyer, sigorta işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve gerekli ek belgelerin tamamlanması amacıyla AB burs özlük işlemlerinden sorumlu personele yönlendirilir.

Sigorta giriş işleminin tamamlanmasının ardından, burs sürecine ilişkin belgelerin AB burs özlük işlemlerinden sorumlu personele teslim edilmesi gerekmektedir.

Bursiyerlerin, ödeme alacakları her ay için talep edilen belgeleri güncel haliyle hazırlayarak AB burs özlük işlemlerinden sorumlu personele teslim etmeleri gerekmektedir.

Belgelerin eksiksiz, güncel ve ilgili ödeme dönemiyle uyumlu olması, burs ödeme sürecinin zamanında yürütülebilmesi açısından önemlidir.

Proje kapsamında yapılacak seyahatlere ilişkin gündelikler varsa proje kapsamında belirtilen hükümlere göre ödenir. Proje sözleşmesinde herhangi bir hüküm bulunmaması halinde yurt içi seyahatler için; 6245 sayılı Harcırah Kanununun 33’üncü maddesinin (a) fıkrasına göre ödenecek gündeliğin iki katı olarak ödenir.

Yurtdışı seyahatlerde ise harcırah kanunu hükümleri uygulanır. Ayrıca konaklama ücretleri belgelendirilmek şartıyla Harcırah Kanununun 33’üncü maddesinin (a) fıkrasına göre ödenecek gündeliğin dört katı olarak belge tutarını geçmemek şartıyla ödenir.

Yapılacak mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belge, ücret bordrosu gibi belgelerin bağlanması esas olup, bunun dışında 31/12/2005 tarih ve 26040 mükerrer sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri kıyasen uygulanır.

Harcamanın türüne göre, zorunlu hallerde bu belgeler dışında harcamaya ilişkin diğer belgeler de kullanılabilir. Yapılan harcamalarda kullanılan kanıtlayıcı belgeler, harcamalara esas teşkil eder. Bu belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan harcamayı gerçekleştirenler sorumludur. Hibe karşılığı proje hesabını tutan muhasebe yetkilisinin sorumluluğu, giderlerin kanıtlayıcı belgelere dayanılarak doğru şekilde muhasebeleştirilmesi, evrakların denetime sunulmak üzere saklanması ve raporlanması ile sınırlıdır.

Harcamalarda kasa fişi geçerli olmayacak olup fatura alınması zorunludur. Sadece seyahat ve arazi çalışmalarında kullanılan benzin giderlerine ait kasa fişi geçerli olacaktır.

Fatura, ODTÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı adına kesilmelidir. Aşağıda ilgili bilgileri bulabilirsiniz:

ODTÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Üniversiteler Mah. Dumlupınar Bulvarı No:1
06800 Çankaya/Ankara/TÜRKİYE
Vergi No: 6320050974 (Çankaya)

Fatura tipi "İstisna" olarak seçilmelidir.
Fatura senaryosu "Kamu" olmalıdır.
Açıklama kısmında istisna varsa istisna kodu ile projenin kısa adı mutlaka yer almalıdır.
Projenin KDV istisnası bulunması durumunda, ikinci VKN olarak bağlı olduğunuz harcama biriminin vergi kimlik numarasını alım yaptığınız firmayla paylaşmalısınız.

Önemli Not: Projenin istisnası bulunmaması durumunda, yalnızca bağlı olduğunuz harcama biriminin vergi kimlik numarası girilmelidir. Fatura senaryosu yine "Kamu" olmalıdır; fatura tipi ise "İstisna" yerine "Satış" olarak kesilmelidir. Bu durumda ikinci bir vergi kimlik numarasının paylaşılmasına gerek yoktur.

19.12.2010 tarih ve 27790 sayılı Resmî Gazetede yayınlanarak 01.01.2011 tarihinde yürürlüğü giren yeni 6085 sayılı Sayıştay Kanunu'nun dördüncü Maddesinin (c) bendi gereğince Avrupa Birliği fonları dahil yurt içi ve yurt dışından sağlanan diğer kaynakların ve fonların kullanımı Sayıştay'ın denetimine tabi olmuştur.

Proje yürütücüsü tarafından projenin tamamlandığının ilgili birime bildirilmesi üzerine, projenin kapanış işlemleri kapsamında özel hesapta kalan tutar kontrol edilir.

Özel hesapta herhangi bir bakiye bulunmaması halinde, proje yürütücüsü tarafından hazırlanan kapanışa ilişkin dilekçe doğrudan ilgili muhasebe birimine gönderilir ve muhasebe birimince gerekli kapanış işlemleri gerçekleştirilir.

Özel hesapta bakiye bulunması halinde ise, proje sözleşmesi kapsamında iade edilmesi gereken tutarlar hakkında Harcama Yetkilisi bilgilendirilir. Bakiye ve proje denetimleri ile ilgili bilgilerin teyidi halinde, HYS süreçleri ilgili projenin Gerçekleştirme Görevlisi tarafından başlatılır. Onaylar tamamlandıktan sonra, Muhasebe Birimi tarafından projenin hesabı kapatılarak, bakiye Emanet Hesaba aktarılır.

Bu kapsamda gerçekleştirilecek işlemlerde, proje kapanışına ilişkin dilekçe, özel hesap bakiyesi, iade tutarları ve HYS giriş kayıtlarının birbiriyle uyumlu olması esastır.