ODTÜ'de Başvuru ve Yürütme Süreci (Uluslararası Projeler)

Uluslararası projelerin ODTÜ'deki Başvuru ve Yürütme Süreci şemasına ulaşmak için lütfen tıklayınız.

Proje Destek Ofisi tarafından 2010 yılında hazırlanan "TÜBİTAK - Avrupa Birliği Proje Başvuru ve Yürütme Kılavuzu", araştırmacıların proje başvuru, yürütme ve tamamlama aşamasında ODTÜ içerisinde izlemesi gereken süreçleri ve ilgili Ofis'lere ait bilgileri içermektedir.

Proje Başvuru Kılavuzu'na sağ menüden ulaşabilirsiniz.

Aşağıda süreçlere ilişkin notları bulabilirsiniz:

Başvuru

7.ÇP'de proje başvuruları EPSS (Electronic Proposal Submission System) üzerinden yapılmaktadır. ODTÜ'den yapılacak proje başvurularında ODTÜ'ye ait PIC (Personel Identification Code) ile giriş yapılmaktadır:

PIC: 999643492

Söz konusu giriş numarası ile giriş yapıldığı takdirde kuruma ait bilgiler başvurunuzla doğrudan ilişkilendirilmektedir. Bu süreçte, kurumsal bilgileri içeren A formları hakkında güncel bilgilere erişmek için Proje Destek Ofisi ile temasa geçebilirsiniz.

A formlarının örneğine erişmek için tıklayınız.


Müzakere

Sunulan proje başvurularından eşiği geçen ve desteklenmesi uygun görülen projeler için proje koordinatörleri müzakereye çağrılmaktadır. Proje koordinatörleri müzakereleri yürütmekte, Proje Destek Ofisi koordinatörlere bu süreçte destek ve danışmanlık vermektedir. Sadece Marie Curie projelerinde, Proje Destek Ofisi müzakereyi doğrudan yürütmektedir.

Hesap Açma

ODTÜ’de yürütülecek uluslararası projeler için özel bir banka hesabı açılmaktadır. Projenize ait özel hesabın açılması için Hesap Açım Formunu doldurup Proje Sözleşmesi ile (bütçesi ile birlikte) birlikte Proje Destek Ofisi’ne iletmeniz yeterlidir.

Hesap Açım Formu

Hesap açma işlemi 2-5 gün arasında tamamlanmaktadır. Hesap açıldıktan sonra hesap bilgileri proje yürütücüsüne iletilmektedir.

Hesap bilgilerine sahip olduktan sonra Financial Identification Form'u doldurarak Koordinatöre ya da EPSS'ye yükleyebilirsiniz.

Örnek Financial Identification Form

Proje Sözleşmesinin İmzalanması

Kurum Yetkilisi tarafından imzalanması için proje sözleşmenizi (bütçe sayfası ile birlikte) Proje Destek Ofisi’ne iletmeniz yeterlidir.

Konsorsiyum Anlaşmasının İmzalanması

Kurum Yetkilisi tarafından imzalanması için Konsorsiyum Anlaşması’nı Proje Destek Ofisi’ne iletmeniz yeterlidir.

Konsorsiyum Anlaşması’nın hukuki olarak incelenmesini dilerseniz, bunu belirtmeniz yeterli olacaktır. Anlaşma metni, incelenmek üzere Hukuk Müşavirliği’ne gönderilmektedir (Sürecin uzun süreceği göz önüne alınarak Anlaşma’nın imza için son tarihinden en az 15 gün önce Ofis’e iletilmesi tavsiye edilmektedir).

KDV İstisna Sertifikası Alınması

Avrupa Birliği tarafından sağlanan hibeler, Katma Değer Vergisi’nden muaftır. Bu muafiyet, bir Sertifika aracılığı ile kullanılmaktadır. Sertifika başvurusu, Kurum’un kayıtlı olduğu Vergi Dairesi’ne ya da Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılmaktadır.

KDV İstisna Sertifikası başvuru hakkında bilgi ve formlara aşağıdan ulaşabilirsiniz.

KDV İstisna Sertifikası Başvurusu

KDV İstisna Sertifikası başvurusu için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçiniz.

Projenizin kabul edilmesi sonrasında KDV İstisna Sertifikası başvurusunun bir ay içerisinde yapılması tavsiye edilmektedir.

Mal ve Hizmet Alımları

Proje hesabınıza, proje sözleşmeniz imzalandıktan sonra en geç 45 gün içerisinde “ön ödeme” yapılmaktadır. Proje harcamalarınız, ön ödeme yapıldıktan sonra yapılabilecektir.

Ön ödemenin yapıldığına dair bilgi Muhasebe Birimi’nin bilgilendirmesi üzerine Proje Destek Ofisi tarafından size iletilecektir.

Mal ve hizmet alımları ile ilgili bilgi, belgeler ve süreç için Tübitak ve Avrupa Birliği Proje (TAB) Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.

Gerekli belgelere / formlara Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfasından ulaşabilirsiniz: http://sgdb.metu.edu.tr/harcama-birimlerince-duzenlenmesi-gereken-belgeler

Personel Ödemesi

Projenize “ön ödeme”nin yapılmasından sonra proje personeline ödeme yapabilirsiniz. Personel ödemeleri, görevlendirmeleri ve sözleşmeleri hakkında TAB Ofisi ile iletişime geçiniz.

Gerekli belgelere / formlara Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfasından ulaşabilirsiniz: http:sgdb.metu.edu.tr

KDV İstisna Sertifikası Bildirimleri

Avrupa Birliği projelerinde, KDV İstisnası kapsamında vergi muafiyetlerinden yararlanılarak yapılan mal ve hizmet alımları üçer aylık dönemlerle Maliye Bakanlığı’na bildirilmektedir.

Maliye Bakanlığı'na iletilmesi gereken bildirimlerle ilgili açıklamalar için KDV İstisna Sertifikası Bildirimleri klasörüne bakmanızı tavsiye ederiz.

KDV İstisna Sertifikası Bildirimleri

Tedarik Sözleşmesi

2000 TL’nin üzerinde yapılan alımlara ilişkin “tedarik sözleşme”lerinin hazırlanarak, Kurum yetkilisine imzalatılması ve gerektiğinde ibraz edilmek üzere dosyalanması gerekmektedir.

Finansal Raporlama

Finansal rapor, proje yürütücüsü tarafından hazırlanmaktadır. Hazırlanan finansal raporlar, Proje Destek Ofisi tarafından yapılan harcamalar temelinde değil, hesaplamalar temelinde kontrol edilerek, Kurum Yetkilisi’nin imzasına sunulmaktadır. Hazırlanan finansal raporları Ofis’e iletmeniz yeterlidir.

Marie Curie projelerinde, proje yürütücüleri sorun ile karşılaştıkları takdirde Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirler.

Bilimsel Raporlama

Bilimsel raporlar, proje yürütücüleri tarafından hazırlanarak, online rapor sunma programı üzerinden Komisyon'a iletilmektedir.

Projenin Denetlenmesi

Projenizin bütçesi 375000 €’dan fazlaysa projenizin mali müşavir denetiminden geçmesi zorunludur.

Ayrıca, uluslararası projeler, proje süresince ve proje sözleşmesi bitiminden beş yıl içerisinde Avrupa Komisyonu tarafından denetlenebilir.

Bu süreçte, Proje Destek Ofisi ve TAB Ofisi proje yürütücülerimize destek vermektedir.

Projenin Tamamlanması

Projenize son ödemenin yapılmasından (final payment) itibaren 1 ay içerisinde harcamalarınızı yaparak, Hesap Özet Cetvelini Proje Destek Ofisi’ne iletmeniz gerekmektedir.

Hesap Özet Cetveli hazırlanarak, Maliye Bakanlığı’na tamamlandığı bildirilen projelere ait proje banka hesapları kapatılmaktadır.

Hesap Özet Cetveli

Hesap Özet Cetveli'nin doldurulması süresince Proje Destek Ofisi ve Muhasebe Birimi proje yürütücülerine destek olmaktadır.

Proje Hesabının Kapatılması

Hesap Özet Cetvelleri Maliye Bakanlığı'na iletilen projelere ait özel banka hesapları kapatılmakta; hesaplarda kalan tutarlar, Rektörlük Avrupa Birliği Emanet Hesabı'na aktarılmaktadır.

Emanet Hesabın kullanımına ilişkin kurallar, ODTÜ Üniversite Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen Yönerge ile düzenlenmiştir. Yönergeye şu adresten ulaşılabilir: http://genduy.metu.edu.tr/2010/emanethesap.pdf

Emanet Hesap kullanımı ile ilgili iş akışına ulaşmak için lütfen tıklayınız.

Emanet Hesap Fonu'ndan destek almak için başvurmak isteyen araştırmacılarımız aşağıdaki talep formunu doldurarak Proje Destek Ofisi'ne iletebilirler:

Emanet Hesap Talep Formu