Tersine Beyin Göçü (CIG) Programı - Başvuru ve Yürütme Süreci

7. Çerçeve Programı Marie Curie – Kişiyi Destekleme Özel Programı altında yer alan, “International ve European Integration Grants”, 2010 yılı itibariyle “Career Integration Grants” adını almıştır.

Proje önerisi hazırlama

Proje önerisinin bilimsel bölümü araştırmacı tarafından hazırlanmaktadır.
Araştırmacılar, proje önerisi hazırlarken, başarılı proje önerilerini ve Evaluation Summary Reportları görmek ve incelemek üzere Proje Destek Ofisi’nden destek alabilirler.

Proje önerisinde kurum bilgilerinin (A2) doldurulması

Proje önerisinde, Kurum bilgileri ile ilgili bilgiyi Proje Destek Ofisi’nden edinebilirsiniz. Ofis tarafından, Kurum ile ilgili bilgiler ve belgeler araştırmacılara sağlanmaktadır.

Örnek A2 Formu

Projede rollerin dağılımı

Contact person: Projede, iletişim için belirtilecek isim LEAR (Legal Entity Appointed Representative)’dır.

Scientist in charge: Araştırmacının çalışmalarını izleyebilecek konum ve birikimde bir kişi atanmalıdır. Eğer, bu konum ve birikimde birisi yok ise araştırmacı kendisi “scientist in charge” olarak atanabilir.

Bu durumda, beyan edilmesi gereken resmi yazı için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.

Account holder: ODTÜ’de Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı (SGDB) Muhasebe Yetkilisi Account Holder’dır. Account Holder bilgileri için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.

Destek mektubu

Proje ile gönderilmek üzere, Kurum’dan destek mektubu alınabilir. Söz konusu destek mektubu için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçilmelidir.

Proje bütçesinin hazırlanması

Proje bütçesi, sabit bir oran olduğu için ayrıca hesaplanması gerekmemekte, fakat bütçenin hangi kalemler arasında paylaştırılacağı belirtilmelidir.
Bu aşamada, personele yapılacak ödemelerde, gelir vergisi ve damga vergisi kesintilerinin dikkate alınması gereklidir. Kesintilerle birlikte personelin kuruma maliyetinin hesaplanması için TÜBİTAK AB Projeleri Destek Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.

Proje kapsamında, proje yürütücüsü ve diğer araştırmacıların ücret alarak çalışması mümkündür, ancak ücretlerin, kuruma maliyetinin hesaplanması ve ödemelerin nasıl yapılacağı hakkında detaylı bilgi için TÜBİTAK AB Projeleri Destek Ofisi ile iletişime geçilmelidir.

İş Yükümlülükleri ve iş sözleşmelerinin imzalanması

Kurumda hali hazırda istihdam edilen araştırmacı için araştırmacı - kurum arasında İş Yükümlülükleri Belgesi; SSK'lı olarak çalıştırılacak proje personeli için İş Sözleşmesi imzalanmaktadır.

Söz konusu belge ve sözleşmenin hazırlanması ve imzalanması için TÜBİTAK AB Projeleri Destek Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.

Örnek İş Yükümlülükleri Belgesi - Türkçe

Örnek İş Yükümlülükleri Belgesi - İngilizce

Proje hesabının açılması

AB projeleri, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı (SGDB) tarafından her bir proje için açılan özel hesaplar aracılığıyla yürütülmektedir. Söz konusu projenin açılması için Hesap Açım Formu’nun doldurularak (proje sözleşmesi ile birlikte) Proje Destek Ofisi’ne iletilmesi yeterlidir.

Banka hesap açım işlemleri, 2 ila 5 gün içerisinde tamamlanmaktadır.

Ön ödemenin alınması

Proje sözleşmesinin başlangıç tarihinden itibaren 45 gün içerisinde ön ödeme proje hesabına yatırılmaktadır. Hesaba gelen bakiyeler hakkında SGDB Muhasebe Birimi, TÜBİTAK AB Projeleri Destek Ofisi’ni ve Proje Destek Ofisi’ni bilgilendirmektedir. Söz konusu Ofisler, proje yürütücülerine gerekli bilgiyi iletmektedir.

KDV istisnası uygulaması

Avrupa Birliği projeleri, Katma Değer Vergisi’nden muaftır. Bu muafiyet, Maliye Bakanlığı’ndan alınan bir Sertifika aracılığıyla kullanılmaktadır. Bu sertifikayı, projenizin kabul edilmesinden sonraki bir ay içerisinde almanız tavsiye edilmektedir. Sertifika başvurusu için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.

KDV istisna sertifikası kapsamındaki bildirimler

KDV İstisna Sertifikası kapsamında yapılan alımlar, takvim yılının üçer aylık dönemleri için (Ocak-Mart; Nisan-Haziran; Temmuz-Eylül; Ekim-Aralık) hazırlanan bildirimler aracılığıyla Maliye Bakanlığı’na raporlanmaktadır. Bildirimler için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.

Mal ve hizmet alımları

Proje sözleşmesi imzalandıktan ve proje bütçesi hesaba aktarıldıktan sonra proje bütçesinde belirtilen mal ve hizmet alımlarının ve seyahatlerin gerçekleştirilmesi ve avans işlemleri için araştırmacıların, TÜBİTAK AB Projeleri Destek Ofisi ile iletişime geçmeleri gerekmektedir.

Tedarik sözleşmesinin imzalanması

KDV İstisna Sertifikası kapsamında yapılan alımlardan 2000 TL’nin altındakiler Sertifika’nın ibrazı ile tamamlanırken, 2000 TL’nin üzerindeki alımlarda tedarikçi ile bir tedarik sözleşmesi imzalanması gerekmektedir. Tedarik sözleşmesi örneğine, web sayfamızdan ulaşabilirsiniz. Hazırlanan tedarik sözleşmelerinin kurum temsilcisi tarafından imzalanması için proje yürütücüleri Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirler. İmzalanan sözleşmeler, proje yürütücüleri tarafından arşivlenmelidir.

Raporlama dönemi

24 aylık projelerde tek, 24 ay üzeri projelerde 2 raporlama dönemi vardır.
36 aylık projelerde: 24. ay sonu ve 36. ay sonu
48 aylık projelerde: 24. ay sonu ve 48. ay sonu

Raporların imzalanması

Bilimsel raporlar, araştırmacı ve scientist in charge tarafından imzalanır.
Finansal raporlar (Form C), araştırmacı ve finansal sorumlu tarafından imzalanır.

Araştırmacı: Proje yürütücüsü
Scientist in charge: Araştırmacının bilimsel etkinliğini izleyen kişi
Finansal sorumlu (account holder): ODTÜ SGDB Muhasebe Yetkilisi

Hazırladığınız raporların, Kurum Yetkilileri tarafından imzalanması için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.

Form C’nin doldurulması

Form C’de yıllık sabit destek miktarı olan 25000 € rapor edilmelidir. Dönem içerisinde, ne kadar harcama yapılırsa yapılsın, sabit destek miktarı değişmemektedir. Bu nedenle, raporda yalnızca sabit destek miktarı belirtilmelidir.
Form C’de sadece toplam sütunu doldurulmalıdır, diğer sütunlar boş bırakılmalıdır.
Kurum katkısının (contribution of the host institution), Form C’de gösterilmesi gerekmemekte, ama bilimsel raporlamada verilmesi tavsiye edilmektedir.
Kurum katkısı olarak, araştırmacılar, maaşları ve bunun yanında yararlandıkları seyahat desteği gibi katkıları da belirtebilirler.

CIG projeleri finansmanında “co-financing” modelinin uygulanması gerektiği için kurum katkısının gösterilmesi önemlidir.

Raporların sunulması

Form C’ler FORCE sisteminden sunulmaktadır.
Bilimsel raporlar, SESAME üzerinden sunulmaktadır.
Raporların sunulması, proje yürütücüsünün sorumluluğundadır.

Denetim

CIG projelerinde, destek 375000 €’yu geçmediği için mali müşavir denetimi istenmemektedir.

CIG projelerinde, Avrupa Komisyonu Denetimi şu an için yapılmamakla birlikte, proje süresinde ve proje bitiminden 5 yıl sonrasına kadar belgelerin arşivlenmesi ve saklanması gereklidir.

Kurum değişikliği (Change of Host Institution)

CIG projeleri, araştırmacı ile evsahibi kuruluşun birlikte sundukları bir projedir. Bu nedenle proje kabul aşamasında, evsahibi kuruluşun niteliği de önemli bir rol oynamaktadır. Fakat, eğer araştırmacı kurumunu değiştirirse, proje de araştırmacı ile birlikte yeni kuruluşa taşınabilir.

Yukarıda belirtilen nedenlerle, söz konusu taşıma işlemi uzun ve zorlu bir süreçtir. Bu tür bir değişiklik durumunda, araştırmacı öncelikle Project Officer’ı durum hakkında bilgilendirmelidir. Project Officer, genellikle durumu belirten, eski ve yeni kurum imzalı bir dilekçe istemektedir.

Bu dilekçenin imzalanması için Proje Destek Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.
Söz konusu dilekçe, Avrupa Komisyonu onayına sunulmaktadır.

Komisyon tarafından talep kabul edildiği takdirde, proje sözleşmesinin değiştirilmesi (Scientist in charge, LEAR, authorized person bilgileri değiştirilmelidir), fiziksel ekipmanın taşınması (iki kurum arasında yapılacak protokole bağlı olarak taşınabilir), proje hesabının aktarımı gibi işlemlerin yapılması gerekmektedir.

Kurum katkısı (Overhead)

CIG projelerinde, bütçenin en fazla % 10’u kurum katkısı (overhead) olarak yazılmaktadır. Araştırmacılarımızın, proje bütçelerini hazırlarken, bu kalemi de eklemelerini tavsiye ederiz.

Söz konusu kurum katkısının ne kadarının ODTÜ tarafından kullanılacağı, Üniversite Yönetim Kurulu Kararına bağlı olarak değişmektedir.

Bütçe değişiklikleri

CIG’de bütçede kalemler arasında değişiklik yapılabilmektedir. Bu değişikliklerin, Project Officer’a iletilmesi yeterlidir.